VERBİS kaydı ve bildirim süreci
Veri sorumluları siciline kayıt yükümlülüğü ve bildirimde dikkat edilecek noktalar.
VERBİS (Veri Sorumluları Sicili), KVKK'nın 16. maddesi kapsamında Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından tutulan ve veri sorumlularının belirli koşullarda kayıt olmak zorunda olduğu sicildir. Belirli nitelikteki veri işleme faaliyetinde bulunan veri sorumluları, Kurulun belirlediği süre ve usule göre VERBİS'e başvurmakla yükümlüdür.
Hangi veri sorumlularının VERBİS'e kayıt olması gerektiği, Kurul kararları ve duyurularıyla belirlenir. Örneğin belirli sayıda kişisel veri işleyen veya belirli veri kategorilerini (sağlık, biyometrik vb.) işleyen kurumlar kayıt yükümlüsü olabilir. Yükümlülük, işlemenin niteliğine ve ölçeğine göre değişir; bu nedenle kurumunuzun VERBİS kapsamında olup olmadığını hukuki danışmanlıkla netleştirmeniz gerekir.
VERBİS bildiriminde veri işleme envanterinizden derlediğiniz bilgiler kullanılır: işleme amaçları, veri kategorileri, aktarım bilgisi, saklama süreleri ve benzeri. Envanterin güncel ve tutarlı olması, bildirimin doğru ve eksiksiz doldurulmasını sağlar. Bu nedenle önce envanteri tamamlamak, ardından VERBİS başvurusunu yapmak mantıklı bir sıralamadır.
Kayıt yükümlülüğüne aykırılık, idari para cezasına konu olabilir. Süre içinde başvuru yapılmaması veya bildirimin yanlış/eksik olması risk oluşturur. Başvuru sonrası veri işleme faaliyetlerinde önemli değişiklik olursa bildirimin güncellenmesi gerekir; bu da envanterin sürekli güncel tutulmasının önemini gösterir.
VERBİS'e kayıt, "veri sorumlusu" sıfatının resmi olarak tescili anlamına gelir; ilgili kişiler ve denetçiler de sicili inceleyebilir. Bu nedenle bildirimde yer alan bilgilerin gerçek uygulamanızla uyumlu olması önemlidir. Tutarsızlıklar hem Kurul hem de ilgili kişi başvurularında sorun yaratabilir.
Lexidata ile veri envanterinizi tutarak VERBİS bildirimi için ihtiyaç duyduğunuz verilere tek ekrandan ulaşabilir; rapor ve dışa aktarma ile başvuru dosyanızı hızlıca hazırlayabilirsiniz.