Saklama süreleri ve veri silme
Kişisel verilerin ne kadar süre saklanacağı ve silme/yok etme yükümlülüğü.
KVKK'da kişisel veriler, işlenme amacı için gerekli olan süre kadar saklanabilir; amaç ortadan kalktığında silinmeli, yok edilmeli veya anonim hale getirilmelidir. Kanun, "saklama süresi" için sabit bir üst sınır koymaz; bunun yerine amaca bağlı bir "gerekli süre" kavramı kullanır. Bu süre, ilgili mevzuat (örn. vergi, ticari defterler, iş hukuku) veya sözleşme ve tarafların meşru menfaatleriyle de şekillenir.
Her veri işleme faaliyeti için saklama süresinin önceden tanımlanması gerekir. Örneğin müşteri sözleşmesi verileri sözleşme süresi ve sonrasında zamanaşımı süresi kadar, başvuru formu verileri belirli bir yıl kadar saklanabilir. Bu sürelerin envanterde ve aydınlatma metninde yer alması, hem ilgili kişiyi bilgilendirme hem de denetimde tutarlılık açısından önemlidir.
Süre dolduğunda verinin silinmesi veya anonimleştirilmesi gerekir. Pratikte "silmeyi unutma" veya "sistemde kalmaya devam etsin" eğilimi yaygındır; ancak bu, Kanunun öngördüğü "amaç için gerekli süre" ilkesine aykırıdır ve gereksiz veri tutma riski doğurur. Bu nedenle saklama sürelerini takip eden ve süre dolumunda hatırlatma veya otomatik işlem tetikleyen bir yapı kurulması faydalıdır.
İlgili kişinin silme talebi de saklama süresini etkiler. Md. 11'e göre kişi, verilerinin silinmesini veya yok edilmesini isteyebilir. Veri sorumlusu, Kanunun 7. maddesindeki istisnalar (örn. sözleşmenin ifası, hukuki yükümlülük) dışında bu talebi yerine getirmekle yükümlüdür. Silme işlemi hem ana sistemde hem de yedekler ve üçüncü taraflara aktarılan veriler açısından değerlendirilmelidir.
Anonimleştirme, veriyi kişiyi tanımlanamaz hale getirerek saklamaya devam etmeyi mümkün kılar. İstatistik veya araştırma amaçlı kullanımlar için anonim veri setleri oluşturulabilir. Anonimleştirme yönteminin geri dönüşümsüz ve güvenilir olması gerekir; aksi halde veri hâlâ kişisel veri sayılabilir.
Lexidata'da süreç bazında saklama sürelerini tanımlayabilir, süre dolumunda hatırlatma alabilir ve silme/anonimleştirme kayıtlarını tutarak uyumu sürdürebilirsiniz.